LINEAMIENTOS DE TRABAJO EN COMITÉ CONGRESO

Objetivo general: Posicionar a la Sociedad Chilena de Medicina Familiar dentro del ámbito médico y del equipo de profesionales de APS como un referente técnico en todas las materias que involucra el quehacer de un Médico de Familia, a través de la organización del evento Congreso de Medicina Familiar que se realiza anualmente.

Objetivos específicos:

  • Diseñar una Programación Científica que tenga varios temas de interés para la especialidad
  • Lograr una buena evaluación de los asistentes del Congreso tanto en las exposiciones como en los temas logísticos.
  • Aumentar el número de Asistentes a los Congresos de Medicina Familiar
  • Lograr solvencia económica para la realización del evento y para la Sociedad Chilena de Medicina Familiar.

 

Actividades a realizar:

  1. Contratación de productora
  2. Definición de Ciudad
  3. Definición de Sede (Centro de Eventos)
    1. Definición de salas a usar
    2. Diseño de ubicación de stands y acreditación
  4. Definición de Lema
  5. Definición de fecha
  6. Definición de valores del evento
  7. Definición de Fechas límites para diferencias en valores y para envío de trabajos libres
  8. Trabajos libres:
    1. Definición de Bases para Trabajos Libres
    2. Recepción de trabajos Libres
    3. Envío de trabajos libres y pautas de evaluación a revisores
    4. Definición de Trabajos seleccionados y envío de instrucciones para su exposición indicando fecha, hora y sala
    5. Definición de revisores en salas
    6. Definición de trabajos ganadores
  9. Definición de Temáticas a tratar en Congreso y sus expositores
    1. Definición de Invitados extranjeros
    2. Contacto informal con expositores
    3. Contacto Formal y confirmación de la participación de los expositores
  10. Definición de actividades Sociales y sus valores
  11. Definición de lugar de almuerzo para comité Organizador, Directorio e invitados
  12. Difusión:
    1. Diseño del afiche del evento
    2. Impresión de afiche
    3. Envío de afiche a CESFAM y Servicios de Salud
    4. Definición y creación de contenidos para ser enviados a página web y redes sociales para difusión
  13. Financiamiento:
    1. Solicitud de patrocinios y Auspicios
    2. Definición de valores de stand y simposios para los auspiciadores
    3. Inscripción de Asistentes
    4. Definición de becas en Inscripción
  14. Envío de Invitaciones a Autoridades a Ceremonia de Apertura
  15. Definición de coordinadores de salas
  16. Definición de Premio a la Trayectoria
  17. Definición de bolso y material a entregar en él.
  18. Evaluación del Congreso
    1. Diseñar encuesta
    2. Enviar encuesta a asistentes del Congreso
    3. Analizar resultados

Metodología: Reuniones mensuales en lugar por definir, con posibilidad de conectarse a ella por skype. En el mes anterior al evento, esta frecuencia puede aumentar.

Conceptos Claves:

Comité de Congreso: estará conformado oficialmente  por socios activos (con cuotas al día) y que hayan participado en al menos el 60% de la reuniones agendadas. Los miembros que trabajan en los comités y que no cumplan con la figura de socios activos o que no hayan participado en más del 60% de las reuniones serán considerados “colaboradores”. Todos ellos conformarán en equipo de trabajo que llevará a cabo los objetivos y actividades anteriormente planteados.

Este Comité estará Presidido por un miembro que al menos tenga 2 años de experiencia en el Comité y cumplirá su rol por 2 años consecutivos. Sus funciones son:

  • Liderar el equipo y motivarlo al trabajo
  • Velar porque los objetivos del Comité se cumplan
  • Representar al Comité en las instancias que el Directorio lo solicite (por ejemplo, en reuniones ampliadas)
  • Estar disponible para responder a dudas que pueden surgir del Comité, Directorio o Productora
  • Tomar decisiones en momentos en que hay que tomarlas rápido.

También existirá un Vicepresidente que asumirá el segundo año del período de la Presidencia y que después será quien asuma el rol de Presidente en el período que sigue. Su rol será apoyar al Presidente en todas las actividades de él y estar al tanto de toda la organización del evento, de tal manera que aprenda todos los aspectos que implica la organización de un Congreso.